如何解决工作中的拖延问题

当今社会的节奏越来越快,每个人手头上要做的事情也越来越多,

我观察到身边的很多人,都有或多或少的拖延现象

  • 经常被别人打扰和打断,不能静下心来做事情

  • 手头上积压了很多工作,头绪很乱处理不过来

  • 自己的事情被别人阻塞,催了几次都没有进展


有些人把这种现象归因于「懒惰」和「不够努力」,我认为并非如此。

根本原因可能是,我们自身与外界的「互动关系」出了问题

就像「社会机器」的一块「零部件」那样,出现卡顿,运转不顺畅了。


  • 自身卡顿,依赖我们的人,才会一直催
  • 运转不顺畅,手头上的任务才会越攒越多
  • 我们依赖的人也在拖延,所以我们催不动别人


那么如何才能高效的运转起来呢?

本文就谈一下我针对「拖延现象」的具体实践。

解决拖延就是做性能优化

在心理学上,人们会习惯性的将自己的失误归因于环境,

而将别人的失误归因于他们的内部秉性,称为「基本归因谬误」。


解决拖延所要做的第一件事情是,摆脱错误的归因,

一方面,不要把别人的拖延,简单归因于他们的「秉性不良」,

另一方面,也不要把自己的拖延,简单归因于「环境问题」。


因此,我们要把「拖延」当做一个课题来研究 —— 如何优化自身的工作效率。

这是一个持续的过程,总有优化的空间,但可以得到阶段性的成果。


既然要优化,就少不了观察。

所以,第一件事我们应该「发明」一种观察自身的办法。


我用的办法是记录「工作日志」,把每一时刻的工作进展记录下来,

需要的时候,通过「日志」检查行为,持续优化工作效率最差的点。

卡顿产生于内外的边界

我们在做性能优化的时候,一个常见的误区是上来就优化某一个环节的效率。

这其实是性价比不高的。

我们应该着眼于全局,先找到整条链路中性能最差的环节。


要想看到全局,「记录」是在所难免的,不记录很容易会迷失在细节中。

这也是上文提到「工作日志」的重要性。


回到拖延问题上,我观察到大部分拖延现象在于两点:

  • 我们接了超过自身承担能力的工作任务

  • 我们向别人提的诉求,没有按时得到解决


这相当于流向我们的工作越来越多,而我们的工作又得不到消化。

久而久之,我们也就懒得处理了,哪个催得急我们就做哪个吧。


那么如何解决这两个问题呢?我采用的办法是「提高工作的可见性」。

  • 把所有流向自己的工作记录下来,让每一个需求方都能看到

  • 把所有催别人的事情也记录下来,想个办法提醒自己来催


这样做的好处在于,让整条链路中所有参与者看到全局。

我们的依赖方,很多时候并不知道他自己影响了一整串的人。

破解链路上的卡顿点

做到工作可见之后,我们就能看到是谁在影响一件事情的交付性能了。

往往这个影响者不是自己,而是我们的依赖方,

我们应该让他知道问题的严重性,并且为整条链路重新调整优先级


调整优先级不是我们一方可以决定的,

本质上这是大家对「现在是否做这件事情的最佳时机」重新达成共识。

如果是,那就整合资源一起来做,否则,那就以后再说。


在这个过程中,单独某一方的期望,可能无法得到满足,

这正是任务积压和造成「拖延」的原因。

不是没有时间做,而是优先级不够高。


There's always time, time is priorities.

通过制定计划让自己行动起来

通过重新调整优先级解决了内外边界处的问题之后,

该着手优化自身的工作效率了。


当我们有很多事情要处理的时候,我想每个人都会觉得头皮发麻,压力很大。

这是因为除了处理事情之外,还在忧虑事情到底能不能处理过来。

我们很想休息一下。


造成这种困扰的原因在于,大脑被很多无效的信息所占据了。

我们其实不用时刻记着有哪些事情要处理,

就好像我们不用把所有文件都载入「内存」一样,可以先放到「硬盘」上。


为了释放内存,我们需要制定计划。把当前不需要处理的工作,先写下来。

每一个时间段只做一件事情。

这样就能迅速提升自己的「行动力」,摆脱「内存」紧张的压力负担。


把工作时刻记录下来还有一个附加好处,我们将更容易在多个任务之间切换

我们要做的仅仅是,经常性的把任务状态存储到「硬盘」上去,

不要都记在脑子里面,而是阶段性的暂停,随时迎接中断。


这也对工作拆分提出了更高的要求,需要我们能够把一整块工作拆分成较小的组成部分,

不要一次性都做完,而是分片完成,持续交付。

结语

以上就是我常用的解决「拖延现象」的优化手段,总结一下,

  • 时刻维护一份「工作日志」,提升工作的可见性

  • 依赖自己的人、自己 和 自己依赖的人,在优先级上要达成共识

  • 制定计划,把事情拆得更细一些,便于分片交付,随时可以停下来


你还在为「拖延」怪责自己么?为什么打算做的事情,到时候没有动力执行?

这其实是一种缺乏计划性的表现,大脑被琐事塞满了,自然就运转不动了。


让我们这块「零部件」快速转动起来吧,迎接十倍工作效率的到来。