事项管理心得体会

随着工作年限的增长,人们的期望也会越来越高,分配给我们的事情也会越来越多,难度也会越来越大。

这些事情,逐渐从确定性工作转为了不确定的,要把它们做好需要很多事项管理技巧才行。

本文就介绍一下我的心得体会,如何调用一切可调用的资源,做好恰当的事情。


1. 恰当的事情

首先,要确保自己在解决正确的问题。

当我们可以影响多个人工作内容时候,解决一件错误的问题,与其说是浪费自己的时间,

倒不如说是在浪费大家的时间。


那么如何才能解决正确的事情呢?

事情的正确与否显然是因人而异的,虽然不同人可能会选择不同的标准,

但我觉得还是有一些共性的。

(1)价值

这件事情是否值得去做,我们花费精力把它做好以后,是否有价值。

在众多事情之中,这件事是价值回报率最高的吗?我们预期得到什么样的回报?

会给我们带来哪些好处?


做事情不一定总是功利心驱动的,但如果我们仅从功利角度考虑的话,这样想一下是有帮助的。

(2)时机

这件事是否现在就应该去做,为什么不能晚一些再做,或者为什么没有早点开始?

其他相关的事情已经万事俱备了么?通过做这一件事,能同时做好好几件其他的事情吗?

我们有足够的人力去做成么?大家都想去做成这件事情吗?


这就是所谓的,天时、地利、人和。

(3)规划

正确的事情从来都不会主动来找我们,是我们去找到它的。

所以平时要多观察外部形势,每天我们的周围在发生着很多事情,它们有着千丝万缕的联系。

要形成一个 “我要做什么” 的主线任务,其他事情都是支线。


要做故事的主角,就得制定长远规划。

用这样的思路考虑,有些事情不是不做,而是太小了,我们要反向提需求,把这件事做大。

2. 找到合作者

合作者不是别人分配给我们的,而是自己争取的。

就算用权势压人,到了一定阶段也会官逼民反,中国历史很多朝代的更替早就佐证了这一点。

所以民心所向之人自然就成为了领导,大家反对之人即使是领导,也有他自讨苦吃的那一天。


要找到合作者,首先就要理解人性,知道别人的需求是什么。

做产品我们要满足用户的需求,寻求合作者,也是要满足他人的需求。

既然都是需求,也就有一些共通之处了。

(1)肯付出代价的才是真需求

说起需求,每个人都有很多,我想要很多很多的钱,我想去很多地方旅游,等等等等。

但这些都不算是 “商业” 框架下的 “真需求”。


在商业框架下谈到需求,一定会构成 “买卖关系”,也就是价值的等值交换。

当一个人跟你提及他的需求,却又什么都不肯付出的时候,可以判断这其实是在痴人说梦,或者说是伪需求了。


我听一位产品大佬讲过,

用户提出 “我要吃火锅” 的需求,要区分他是饿了,还是馋了。

馋了只是一种心理预期,可能只是想想就算了;但是饿了是一种不得不解决的需要,用户是肯付出代价的。


回到正题来看,当我们寻找合作者的时候,就要仔细审视他的需求是什么,我们自己的需求是什么,

我们大家都愿意付出,并得到双倍或者三倍的回报,这件事就能成。

(2)想清楚自己的目的

我们在考虑解决方案的时候,很多时候会带上自己的情感,优先选择自己喜欢的方案。

这其实是一种再正常不过的现象了。

但是如果是别人采用他们喜欢、而我们不喜欢的方案时,心态上就很难做到兼容并包了。


这时候就得多次提醒自己,“我的目的到底是什么”,我的目的是让别人选择一个顺心的方案吗?

其实未必,我们的目的应该是解决问题,把事做成。


这种考虑问题的方式,能让自己摆脱很多不顺心的琐事,

不要试图去改变别人,我们都是借助别人的力量达成自己的目的,

应取长补短,用人所长。

(3)为别人好不如让他觉得好

为了达成自己的目标,我们经常采用的办法是哄好别人,这是一种讨好型的习惯。

而其实,说好话、自己干脏活累活,这也只是让别人愿意合作的手段之一。

并且,为别人好,远不如让别人觉得是真的好。


真的好,是能让他达成自己的目标,成为更好的自己,得到自己想得到的。

所以提需求的时候,要提出明确的需求,设立明确的目标,

每个合作方要配合去做的事情,尽量都是完整的一整块,不是离散琐碎的。


讨好型的做事方式,会让自己很累,甚至还要花费很多精力解释自己的做法。

这就好比大家常说的 “情商” 一样,情商高的人不是 “陪笑”,而是能控制情绪以达成自己的目的。

让别人舒服只是一种手段罢了。

3. 将思路固化为流程

虽说成功人士是不可复制的,但是成功的解决方案却可以抄袭。

培养一个人的周期是很长的,通常要数个月还不止,但是学会一个固定的做事套路,这就很快了。


公司招聘一个大牛过来,其目的不应该是让他培养出一群小牛,而是复刻他的思路。

所以我们应该流程优先,形成一套完整的分析问题、解决问题的套路,迅速提高每个人的能力。


这还会解决单点故障的问题,否则当所有事务都中心化处理时,出现系统级瘫痪的可能性也就越来越高了。

(1)流程应可自更新

流程是人定的,也是可以改的,更重要的是它应该可以自我更新。

所以在设置一套流程的时候,应该首先考虑,它的更新流程是怎样的。

我们如何提案流程本身的变更,怎样讨论怎样做决策,如何周知给每个人,如何落实。


不可自更新的流程,最后很容易形成绊脚石,自缚手脚。

流程只能反映现阶段团队处理问题的思路快照,应避免刻舟求剑,用老流程解决新问题。

(2)流程是把双刃剑

重流程的团队,会在一定程度上扼杀成员的自治能力,管的太严大家就会忙于应付差事。

所以,在设计流程的时候,不应该只看到它的好处,还要对它所产生的影响有所警觉。


访谈也许是一个好办法,以期望让大家吐槽流程的不妥之处,但其实效果不是特别明显。

尤其是在国内这种文化环境中,很少人会站出来指正现有事物,更多人会沉默不语。


所以更好的办法是,自己亲身体会一下这个流程,让这个流程更频繁的应用在自己身上。

比如,如果要求团队成员每周写周报,那么不妨从自己做起,每周写3-5次周报,看看自己会有什么感受。

量级上来之后,会放大很多问题。

(3)教育的几个层次

想要把思路固化为流程,其实是一个教育问题,是采用最小成本培养人才、规避风险的解决方案之一。

但其实很多人,他们自己很厉害,却不太会教人。


我把教人分成了几个层次

  • 授人以鱼:向他人传授知识点的内容【需要理解所讲的具体知识内容】

  • 授人以渔:向他人传授 “如何获取这个知识点”【需要知道自己是如何学习的】

  • 授人以兴趣:向他人传授 “如何对获取知识感兴趣”【需要能复现知识学习的场景】


“知道这个问题应该如何解决”,不如 “我是怎么解决这个问题的” “我是怎么思考的”;

“我是怎么思考的”,不如 “我为什么乐于解决这个问题” “是什么让我对这件事情感兴趣的”。

结语

人们常说人比事难,这是因为大家多多少少都会处理自己的事情,即使不太会处理也很容易照猫画虎学一下。

与人合作则不然,需要对自己刨根问底,先研究自己是如何思考问题的,

才能把自己的做事方式,推广出来影响更多的人。


除此之外,还要对人性有更多的思考,以圣人自居就难以跟俗人相处。

所以有句话讲的很中肯,“低调做人,高调做事”。


做事情的时候,要向外披露,提高影响力,让更多的人知道它,

但做人就得低调内敛。


大家都是第一次当人,所以还请多多担待。